在公司发展的各个需求、各个时期、各个阶段，品牌部、市场部肩负着为公司提供活动支持的重大责任。在甲方公司工作多年，我发现一场小成本的优秀线下活动可以给公司带来的作用不亚于一场优秀的营销、一次优秀的公关。所以从个人角度出发，来探讨一下如何做一场优秀的线下活动（包括但不局限于小型用户见面会、行业/媒体沙龙等），也希望大家多多沟通及指正。

第一、活动前期准备

1. 明确活动目的

目的是活动的出发点，也是活动终极目标。达不到要求，活动就没有任何意义。

根据不同的目的，我们举办不同性质的线下活动，如媒体沙龙、用户见面会、产品答谢会等等，这些是根据公司具体诉求所开展的，这里不多做赘述。但如何实现活动目的，这是我们探讨的重点。实践下来，最有效的方式是通过倒推的方式拆分目标，然后将其细分至可执行、可监测的项目，逐一落实。

2、活动时间、地点

举办活动的时间是有讲究的。用户见面会这种，一定要放在周末（很多城市做六休一，这个一定要确认好），否则用户不到场，会很尴尬。

关于地点，酒店场地一般地理位置方便，且其多媒体设备、物料、人员支持等方面都非常完善，对主办方来说颇具吸引力，但酒店场地价格较高，需要至少提前一个月预定档期；除酒店之外，一些网红咖啡厅、书吧等，因为装修环境小资，茶歇精美，也在我们的考虑之内，这种场地需要自己日常的挖掘和积累，部分场地也需要提前预约。

3、活动预算

大多数公司，都是看菜吃饭，根据预算决定活动的规模和质量。一般的线下活动，场地费用占比较大，其次是物料（包含答谢礼品等），最后是差旅等其他费用。注意，因为线下活动规模小，所以搭建费用是省掉的。在这个部分，个人给到的预算分配比例如下：

4、活动流程

活动流程需去繁就简，方便嘉宾和用户在第一时间内了解活动。流程的设置一定要合理有序，尽量做到劳逸结合。比如用户见面会的流程可以简单的设置为：开场环节→嘉宾致辞→互动（问答&抽奖）→公司&产品&服务讲解（互动式讲解）→互动（问答&抽奖）→现场产品&服务展示→茶歇&休息&互动游戏→活动结束。

注意：以上流程中的互动内容，需简单明了，可以嵌入自身产品、品牌等元素。我个人比较喜欢手工艺形式的互动内容，比如烘焙、花艺等等。

5、前期宣传

活动前期宣传是活动很重要的一个点。只有宣传到位，活动现场才会人员火爆。为实现宣传目标，活动流程中的设置必须有吸引力，活动的奖品要丰富，活动时间恰当等。其次，才是借助自有平台和第三方平台进行宣传。如使用微信、微博等新媒体渠道宣传，使用APP push、弹窗、banner等进行宣传，借助行业媒体、大V进行宣传，核心用户电话定向邀约等等。

宣传过程中一定要做好用户的统计，活动前一至两天电话回访确认。正常来说用户的出席率在50%-70%之间，如果活动想保证100个人出席，那你的统计名单上，至少要有200个用户。

注意：如果是维系老用户，则电话邀约、邮件邀请、APP弹窗等都是非常好的邀请方式；如果是吸引新用户，则可以考虑诸如新媒体渠道宣传、地推、宣传单页等方式

6、人员分工

线下活动规模有限，人员3-5人是最优配置。活动中明确一名负责人，进行活动的总体调度。其他工作人员按照各自的区域进行有效工作分工。

活动前期一定要进行工作内容的梳理，确保各个区域内的同事明确自己的工作内容。为了方便沟通，团队最好配备无线对讲机。

7、活动设计&物料

小型线下活动的设计比较简单，前期设计一份主KV形象，后续根据主KV直接调整即可，设计风格与活动相一致即可。物料方面，我把小型活动所需物料分为指引类物料（地贴、引导易拉宝等）、展示类物料（活动介绍海报等）、装饰类物料（鲜花等）、赠送类物料（伴手礼等）、支持类物料（茶歇、饮品等），以上物料根据实际策划内容，选择性准备。

8、应急预案

活动中会有很多不定的突发因素，这需要策划人员在活动策划时制定一份详细的应急预案。突发事件包含但不局限于天气因素、交通因素、场地因素、用户因素、自身因素等等。

第二、活动中期执行

1、场地布置及彩排

个人习惯活动前4-5个小时内到达场地，根据策划方案及现场实际情况，完成活动场地的布置。同时在用户到场之前，至少完成2次彩排，过程中摄影、摄像等必须全部到位。活动虽小，但这并不意味着可以放松。因为任何一处错误，用户都看得到。

2、接待工作

根据分工安排，负责嘉宾、媒体的同事需要提前电话沟通其进度，确保准时出现在现场。其余负责接待用户的同事，需要做好现场引导工作，对提前到场的用户，可以适当的提供茶歇供其使用。如果发现用户到场数量比较少，应根据事先准备的名单，逐一电话确认形成。

3、过程把控

活动开始后，活动负责人需及时跟进活动的进度，检查下一进度的人员、物料到位情况。过程中提醒主持人、嘉宾、媒体时间把控。如现场出现突发事件，需第一时间内转移事件并进行处理。

第三、活动后期宣传及复盘

1、后期宣传

线下活动因时间、地点的局限性，只能服务于少数人员。故活动结束后，可以整理视频、音频、图文等，有计划的包装推广，既可以对本次活动做收尾，也可以吸引用户下次参加。

如活动预算充足，活动后可以引导嘉宾、媒体、用户等将相应素材转发朋友圈，截图发送至工作人员处领取红包等礼品。这种方式也可以借助用户形成口碑传播。

注意：每次活动的视频、音频、照片等素材一定要做好保留，这样可以在半年度、年度结束时，整理一份半年度、年度的视频等进行宣传，勾起用户记忆，提升用户对品牌的依赖感和认可度。

2、活动复盘

活动过程中或多或少都是存在一些问题，活动结束后，团队统一复盘，分析活动中的亮点和问题，针对亮点做保留和发扬，针对问题做探讨和解决。